全社原則在宅勤務を開始して

うるるでは、2018年4月からBCPの観点からリモートワークの制度(在宅勤務制度)をテスト的に実施しており、2019年4月から正式導入していました。
この制度は一部のスタッフが利用をしている程度で、会社として積極的に推奨することはありませんでした。

どちらかといえば出社してメンバーと顔を合わせて連携するほうが効率的であり、人間関係構築の上でも在宅勤務は不都合であるというスタンスでした。
生産性も下がるだろうし、プラスよりマイナスが大きいのではないかと。
なのであくまでもBCPを目的として準備をしていました。


1月下旬
新型コロナウィルスの報道が連日行われるようになり、社員から何件か問い合わせを受け、全社に向けて新型コロナウィルスへの注意喚起を実施。ここで初めて在宅勤務の有効活用を提示しました。

2月中旬
世界的な感染拡大の状況を鑑みて、社内でどれくらいの人が在宅勤務を希望しているかを確認。およそ60人が在宅勤務を希望しており、順次在宅勤務に移行することに決定。
その後、VPN接続のアカウント数を増加したり、派遣スタッフも在宅勤務ができるように派遣会社との契約を見直したりなど、全社的な在宅勤務に備え始める。

3月下旬
在宅勤務の推奨を決定。
同時に、在宅勤務手当として3月の給料から1万円支給することを決定。

4月6日
原則在宅勤務を決定(徳島センターを除く)。
これにより、1日の出社人数が少ないときで5名、多くても十数人程度となり、雇用形態に関わらず9割以上のスタッフが在宅勤務を実施。

 


在宅勤務はプラスよりマイナスの方が大きいという価値観のまま、新型コロナの影響により超短期間で9割以上のスタッフが原則在宅勤務をすることにりました。

マイナスがどこまで大きくなるのか、スタッフの生産性とマインドにどのような影響が出るか、想定と対策を取らないまま始まってしまったという感じです。

現場の声を聞くためにすぐにサーベイを実施しました。
設問は以下の通りです。

1.あなたの所属チームを教えてください。
2.あなたの名前
3.あなたの雇用形態
4.あなたの業種
5.あなたは内勤 or 外勤
6.うるるでの在宅勤務開始時期
7.在宅勤務以前の業務の生産性を5点とした場合、現在の在宅勤務の生産性は何点ですか?
8.上記の点数をつけた理由は?
9.できれば会社で仕事をしたい?
10.上記の理由があれば教えてください。
11.在宅勤務でよかったことは?
12.在宅勤務の課題は?
13.何か要望があれば教えてください。
14.その他コアや社長に伝えたい現状があれば教えてください。

 

結果は、プラスとマイナスが同程度で、プラスマイナスがほぼゼロでした。

●今までの生産性を5点とした場合の結果は以下の通り。
全体 5点→4.97点
※ 生産性が上がった人もいれば下がった人もおり、全体としてはほぼ変わらない。

●雇用形態別
 ・業務委託 5点→6.3点
 ・派遣 5点→5.3点
 ・正社員 5点→4.9点
 ・アルバイト 5点→4.4点
 ・役員・執行役員 5点→4.0点
※ 業務委託や派遣はそもそも業務ミッションが明確であり、コミュニケーションロスによる影響より通勤がなかったり集中できたりする在宅勤務の方が生産性が高い。
チームを抱えていたり、会社でないとできない作業があったりする場合などは、生産性が落ちる。

●内勤 or 外勤
 ・主に外勤 5点→5.1点
 ・主に内勤 5点→4.9点
※ 意外にも主に外勤の人の方が生産性が上がった。通勤や訪問といった移動がなくなった分、商談回数が増えている状況。世の中が一斉に人との接触を控える意識が芽生えた、という要因があってのことか。


その他にも約50あるチームごと、業種ごとにも生産性の増減を確認し、とにかく現状把握に努めました。

そして、たくさんコメントをいただいたフリー回答欄を集約した結果、原則在宅勤務をする上で仕事の生産性を下げているマイナス要因が見えてきました。
 ・家のネット回線が遅い(19%)
 ・机や椅子など仕事をする環境が整っていない(17%)
 ・コミュニケーション(ロス、連携、やり辛さ、関係構築、逆に繋がりっぱなし)(17%)
 ・家族や子供がいて集中できない(12%)
 ・VPNが遅い(10%)
 ・ONとOFFの切り替えが難しい(10%)

これらに対して出来るところからすぐに手を打っている状況です。
会社として対策を打つだけではなく、コア(リーダー)によるコアラー(メンバー)のフォローを今まで以上に意識したり、zoomによる朝ヨガでONへの切り替えや部門をまたいだコミュニケーションを意識したり、自発的にもマイナスを補う動きが出てきています。


また、「仕事の終了タイミングがなく働きすぎる」という声もあり、在宅勤務によってOFFになりすぎる心配より、ONになりっぱなしの心配が浮上しました。
確かに自宅で一人で仕事をしていると、ランチタイムや終業時間に気づけませんし、自宅で仕事ができると24時間営業みたいな錯覚に陥ります。
新しい生活のリズムができるまで、意識的にOFFに切り替えることが重要ですが、やってみて初めて見える気づきもたくさんありました。

 


これが現時点におけるうるるの原則在宅勤務の状況です。

在宅勤務はプラスよりマイナスが大きく生産性が下がる、という私の思いは、見えない状況に対する恐れが大きかったのであって、こうしてプラスとマイナスを把握することで在宅勤務はうるるの生産性向上のための武器になるとすら感じています。

出社できる状態になり、在宅勤務と出社をうまく使い分ければ尚更です。

 

しかし、この考えに至れたのは環境整備に尽力した情シスチームがあってのことでした。
情シスチームは、在宅勤務ガイドライン作成、Q&A作成、モニタの貸し出し、ポケットWiFiの貸し出し、VPN高速化対応、オンラインミーティング成功ノウハウ作成、その他各種ツール導入や端末設定など、適当なタイミングで課題に対して適切で素早い対応を今もしてくれています。
PCやネットがなければ成り立たない在宅勤務ですから、それらすべての問い合わせが情シスに殺到していますが、即時対応してくれています。
このチームがなければ大幅に生産性が下がっていたでしょう。
なれない環境の中、生産性を下げまいとスタッフ全員が頑張っていますが、何よりも情シスチームがあってのこの結果であることは間違いありません。

まさに影の立役者である情シスチームを、この場を借りて労いたいと思います。

未曾有の状況に責任感とプライドを持って取り組んでくれてありがとう。